رسالت فراموش شده روابط عمومی  ها

یادداشت/ محمد عسلی

عملکرد فعلی ادارات روابط عمومی نه رابطه است و نه عمومیت دارد.
روابطی خاص برای انجام وظائفی است که بیشتر جنبه شکلی دارد تا محتوایی. به عنوان مثال برگزاری مراسم مناسبتی در حد شعارنویسی و انعکاس آن در مطبوعات و فضاهای مجازی.
تقاضای بودجه  ای هرچند کم و انگشت  شمار برای چاپ و عکس و تصویر و گزارش عملکرد مدیران یا صرفا مدیرکل به منظور بزرگنمایی اقدامات انجام شده.
ارتباط بده بستانی با مطبوعات بله قربان  گو به منظور پیشگیری از نقد و انتقاد عملکرد مدیران با چند آگهی یا رپورتاژی که به بعضی روزنامه  های مورد نظر می  دهند.
اسمی شدن بده بستان  های سلیقه  ای و انحصاری در رابطه با بعضی رسانه  ها. البته نه در مورد همه مسئولان روابط عمومی بلکه به صورت موردی و خاص.
و اما رسالت و وظیفه مسئولان روابط عمومی چیست که به فراموشی رفته است؟
یکم ایجاد رابطه صحیح و به موقع با ارباب رجوع و در میان گذاشتن خواسته  های آنان با مدیرکل و مدیران زیر مجموعه به منظور جلب رضایت و پاسخگویی به مراجعان به نحوی که عمومیت آن شامل همه ی مراجعه کنندگان شود.
بررسی خواسته  های قانونی و غیرقانونی مراجعان به منظور آگاه کردن مدیر مربوطه از نحوه رضامندی یا عدم رضامندی ارباب رجوع.
ارائه گزارشی از کیفیت کار کارمندان به این معنی که بخشی از نظارت  های شکلی و محتوایی مسئول روابط عمومی در قالب طرح نقاط ضعف و قوت اداره مربوطه به اطلاع مدیرکل برسد.
انعکاس اخبار و وقایع روزمره به مدیران مربوطه به جهت آگاهی دادن علل حوادث و وقایعی که در حوزه کاری مدیر مربوطه اتفاق می  افتد.
اینک باید به این موضوع پرداخت که مسئولان روابط عمومی ادارات به کدام یک از وظایف زیر به خوبی عمل کرده یا می  کنند؟
آیا به وظایف خود آشنایی کامل دارند؟
به عنوان مثال بخشی از وظایف مسئولان روابط عمومی ادارات را قلمی می  کنم.
۱-ایجاد نوعی سیستم اطلاع  رسانی دقیق
۲-رسیدگی به شکایات، نیازها و درخواست ها
۳-برگزاری جلسات سخنرانی، پرسش و پاسخ و…
۴-چاپ و انتشار خبرنامه و نشریات فراگیر
۵-نظارت بر تابلوهای اعلانات و اطلاعیه ها
۶-کمک به مدیریت داخلی مجموعه در حفظ نظم و هماهنگی
۷-سنجش افکار عمومی و ارائه پیشنهادهای سازنده به معاونین و مدیران
۸-تهیه اخبار و ارتباط مؤثر و مستمر با مطبوعات و رسانه  های عمومی…
و اما بعد؛
اگر هر یک از مدیران به نقش مثبت مسئولان روابط عمومی واقف باشند به خوبی می  دانند که انتخاب هر یک از آنها براساس ضوابط و کارایی چه میزان می  تواند در موفقیت عملکرد آنها مؤثر باشد و رضامندی خاطر مردم از اداره مربوطه حاصل شود.
متأسفانه چندان ضوابط معقولی برای انتخاب مسئولان روابط عمومی لحاظ نمی  شود و بیشتر با توصیه این و آن دست به انتخاب اینگونه افراد زده می  شود.
تاکنون به ندرت مشاهده شده که بازخورد فعالیت اداره  ای توسط مسئولان روابط عمومی به صورت شفاف و فنی تهیه شده باشد و یا در مطبوعات انعکاس داده شود.
عملکرد جزیره  ای بعضی از مسئولان روابط عمومی ادارات آن هم به صورت شکلی انحراف از معیارهای وظیفه  ای و رسالتی است.
آیا مدیران مربوطه تاکنون به صورت کارشناسی اقدامی جهت ارزیابی میزان موفقیت مسئولان روابط عمومی در ارائه وظایف خود کرده  اند؟
اگر یک مسئول خوش  ذوق، خردمند، وظیفه  شناس و آگاه به وظایف خود در اداره  ای مشغول کار باشد بدون شک آن اداره خواهد توانست در ارائه خدمات شاخص و ممتاز شود.
پیشنهاد می  گردد در انتخاب و بررسی وضعیت بعضی از مسئولان روابط عمومی  ها که به صورت سلیقه ای و به دور از انصاف کاری عمل می  کنند تجدیدنظر شود و برای تشخیص این مهم راهکارهایی است که به خوبی پاسخ می  دهد.
انتخاب این موضوع را از آن رو قلمی کردم که در طول ۲۸ سال کار روزنامه  نگاری و ارتباط مستقیم و غیرمستقیم با مسئولان روابط عمومی ادارات به نقطه ضعف  ها و نقطه قوت  های مسئولان روابط عمومی اشراف و آگاهی یافتم لذا بر خود لازم  دانستم نظر مدیران مربوطه را به رسالت از یاد رفته روابط عمومی  ها جلب نموده و اشاره  ای کوتاه داشته باشم. حال تو خود حدیث مفصل بخوان از این مجمل.
والسلام